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Im Vertrieb sind Sie und Ihre Kollegen ein eingespieltes Team. Doch die Projektabwicklung für einen neuen Kunden verlangt eine enge Abstimmung mit der Produktion, Logistik und Qualitätssicherung. Sie stellen fest, dass jeder Abteilungsleiter seine eigenen Vorstellungen und Erfahrungen mit Projektmanagement hat.

Sie wissen: Wenn Sie jetzt einfach versuchen, die eigenen Projektmethoden an Ihren Kollegen vorbei einzuführen, dann ernten Sie nur Widerstand. Der Produktionsleiter will nun mal in erster Linie die Auslastung der Anlagen langfristig sicherstellen, der Controller verlangt einen ständigen Überblick über die Kosten und der Qualitätsmanager verzögert den Ablauf durch immer neue Prüfverfahren.

Haben Sie nicht auch schon oft gedacht: „Eigentlich wäre doch allen geholfen, wenn wir voneinander lernen und gemeinsam Standards für unser Projektmanagement setzten”? Schlagen Sie vor, gemeinsam ein Handbuch zu erstellen, so dass Sie in Zukunft abteilungsübergreifend auf ein Best-Practice-Muster zurückgreifen können. So fließen alle Erfahrungen Ihrer Kollegen mit ein und im Dialog einigen Sie sich auf ein einheitliches Vorgehen.

Praxisrelevante Handlungsanleitungen ganz einfach nachschlagen

Nach DIN 69905 ist ein Handbuch zum Projektmanagement (PM-Handbuch) eine „Zusammenstellung von Regelungen, die innerhalb einer Organisation für die Planung und Durchführung des Qualitätsmanagements gelten”. Es ist an Ihre individuelle Unternehmenssituation angepasst und enthält alle Methoden, Verfahrensweisen und firmenspezifischen Begriffe zur Projektabwicklung.

Damit bietet das Handbuch praxiserprobte Richtlinien, um schnelle Entscheidungen im Projektablauf zu treffen. Gemeinsam mit Ihren Kollegen schneiden Sie es auf die typischen Gegebenheiten in Ihrem Unternehmen zu.

Warnung: Das Handbuch ist kein „Kochbuch”

Vergessen Sie den Anspruch, dass Ihr Handbuch für jede erdenkliche Situation im Laufe eines Projektes die „richtigen” Schritte haarklein vorgibt. Die Leser aus verschiedenen Arbeitsgebieten sollen die Leitlinien flexibel an ihr Tagesgeschäft anpassen können. Halten Sie im Handbuch eher die Ergebnisse fest und überlasen Sie den einzelnen Projektleitern die Umsetzung im Detail.

So überzeugen Sie Ihre Kollegen mitzumachen

Es gibt immer Kritiker, die Richtlinien, Anleitungen und Formulare als Bürokratisierung beklagen. Der Grund ist oft einfach Trägheit oder die Sorge, dass solche Leitlinien zur Kontrolle eingesetzt werden.

Nehmen Sie diese Widerstände ernst und verdeutlichen Sie die Arbeitserleichterung für alle Beteiligten:

Gemeinsame Richtlinien im Projektablauf verringern die Störungen im Prozessablauf und verbessern die Kommunikation zwischen den Kollegen, da alle dieselbe Sprache sprechen. Dadurch erreichen Sie:

• geringere Kosten,
• bessere Qualität Ihrer Ergebnisse und
• kürzere Prozesszeiten.

Stellen Sie den Nutzen des Handbuches in den Vordergrund:

• Sie erarbeiten ein gemeinsames Verständnis vom Projektmanagement.
• Das Handbuch bietet nach Bedarf vertiefte Kenntnisse zu einzelnen Methoden des PM.
• Als Nachschlagwerk bietet es schnelle Entscheidungshilfen im Alltag.
• Mit Checklisten und Formularen verkürzen Sie die Prozesszeiten.

Designer-Stück: Ihr Handbuch ist wie kein anderes

Es gibt kein Handbuch von der Stange. Je mehr sich Ihre Kollegen in dem Handbuch wiederfinden, desto größer die Akzeptanz und die praktische Bedeutung Ihres Handbuches. Klären Sie mit Ihren Kollegen zu Beginn 2 Fragen:

• Welche Besonderheiten des Unternehmens spielen in der Projektdurchführung eine besondere Rolle (Branchenanforderungen, Führungsstil, Personalpolitik, Betriebsorganisation, Entscheidungswege)?
• Welche Typen von Projekten mit welchen spezifischen Anforderungen treten in der Regel auf?

Als Projektleiter koordinieren Sie die Redaktion des Handbuches.